PIM Audit – Wie Du Dein Produktdatenmanagement auf das nächste Level hebst

Wie effizient nutzt Du Deine PIM-Software? Mit einem PIM Audit findest Du Optimierungspotenziale und lernst, wie Du Deine Produktdaten noch besser managen kannst. Entdecke, wie unsere Vorschläge Dir helfen, mehr aus Deiner PIM-Lösung herauszuholen! 

 

Ist Dein PIM noch zeitgemäß? Warum ein Audit sinnvoll ist

Du hast ein PIM im Einsatz. Die Effizienz Deines Produktdaten Managements hat sich dadurch vermutlich verbessert. Vielleicht sind Deine Kollegen im Unternehmen durchaus zufrieden mit dem im Einsatz befindlichen Tool zum Produkt Information Management. Sehr wahrscheinlich hat sich die Qualität Deiner Produktdaten verbessert, Saisonwechsel funktionieren leichter und auch mit Assets im Unternehmen kommst Du besser zurecht.   

Möglicherweise – und das kommt seltener vor – bist Du auch nicht wirklich völlig zufrieden mit der Installation Eures PIM. An der einen oder anderen Stelle hakt es vielleicht und Du hättest hier gerne Vorschläge zur Verbesserung. Solltest Du Dein PIM schon einige Jahre im Einsatz haben, so gibt es dafür mittlerweile wahrscheinlich auch eine Reihe neuer Funktionalitäten, die Du im Rahmen des Tagesgeschäfts nicht genau analysieren konntest, die Dir aber großen Nutzen bringen würden. All diese Gründe sprechen dafür, einen strukturierten Blick auf die Installation Deines PIM zu werfen. Dies erfolgt in einem Audit Deines PIM. 

Im Folgenden beschreiben wir aus unserer Sicht die sechs wichtigsten Punkte die bei einem PIM Audit berücksichtigt werden sollten. 

1. Zieldefinition

Bevor wir mit dem eigentlichen PIM-Audit starten, klären wir gemeinsam, welche Ziele Du mit dem Audit verfolgst. Dabei steht im Mittelpunkt, ob die bestehende Datenstruktur weiterhin verwendet werden soll oder ob eine grundlegende Optimierung notwendig ist. Wir besprechen, welche Herausforderungen Du im aktuellen Produktdatenmanagement siehst und welche Anforderungen Du an Dein zukünftiges PIM-System hast. 

Ein klar definiertes Ziel gibt uns Orientierung und stellt sicher, dass die Ergebnisse des Audits genau Deinen Erwartungen entsprechen. Dabei fragen wir uns: 

  • Welche Rolle spielt das PIM in Deiner Systemlandschaft? 
  • Wie sollen die Produktdaten zukünftig strukturiert sein? 
  • Gibt es konkrete Probleme, die dringend gelöst werden müssen? 

Mit diesen Informationen schaffen wir die Grundlage für einen zielgerichteten und erfolgreichen Audit. 

2. System-Architektur

Im zweiten Schritt des PIM-Audits werfen wir einen genauen Blick auf Deine bestehende System-Architektur. Dabei analysieren wir, welche Systeme Du neben Deinem PIM nutzt und wie diese miteinander verknüpft sind. Hierbei geht es insbesondere darum, die Datenflüsse zwischen den Systemen zu verstehen: Werden Daten aus anderen Systemen in das PIM importiert oder von dort exportiert? Welche Abhängigkeiten bestehen? 

Diese Analyse hilft uns zu klären: 

  • Welche Systeme greifen auf Dein PIM zu oder werden durch Dein PIM beeinflusst? 
  • Sind die bestehenden Schnittstellen effizient, stabil und zukunftssicher? 
  • Gibt es Engpässe oder Redundanzen in der Kommunikation zwischen den Systemen? 

Durch die Überprüfung der System-Architektur stellen wir sicher, dass Dein PIM reibungslos in die bestehende Infrastruktur integriert ist und optimal mit anderen Systemen wie ERP, Shop-Lösungen oder CMS zusammenarbeitet. Zudem evaluieren wir, ob die Architektur an neue Anforderungen angepasst werden sollte, um zukünftige Herausforderungen zu meistern. 

Mit dieser ganzheitlichen Perspektive legen wir die Basis für ein PIM, das nicht isoliert, sondern als leistungsfähiger Bestandteil Deiner gesamten IT-Landschaft fungiert. 

3. Datenstruktur

Ein zentraler Bestandteil des PIM-Audits ist die Analyse und Optimierung Deiner Datenstruktur. Hier prüfen wir zunächst, wie Deine Produktdaten aktuell organisiert sind:  

  • Welche Attribute sind vorhanden?  
  • Gibt es Produktfamilien und Modelle?  
  • Entspricht die bestehende Struktur Deinen Anforderungen und der Praxis, oder gibt es Verbesserungspotenziale?

Falls nötig, definieren wir gemeinsam eine neue Datenstruktur, die den Anforderungen Deines Unternehmens und Deines Marktes gerecht wird. Dabei gehen wir systematisch vor: 

  • Bestandsaufnahme:
    Wir erfassen die bestehenden Produktdaten und deren Organisation in Deinem PIM. 
  • Anforderungsanalyse:
    Welche Attribute, Kategorien oder Produktmodelle benötigst Du für Deine tägliche Arbeit? Welche neuen Anforderungen gibt es, beispielsweise durch Mehrsprachigkeit, erweiterte Produktdaten oder branchenspezifische Standards? 
  • Definition der Struktur:
    Auf Basis der Analyse erstellen wir ein Modell, das die Daten logisch und effizient organisiert. Hierbei werden auch Altdaten berücksichtigt, um deren Migration in die neue Struktur reibungslos zu gestalten. 

Unsere Arbeit an der Datenstruktur legt den Grundstein für eine bessere Übersichtlichkeit und einfachere Pflege Deiner Produktdaten. Mit einer gut durchdachten Struktur sparst Du Zeit, reduzierst Fehler und kannst Deine Daten optimal in anderen Systemen wie Shops, Katalogen oder Marktplätzen nutzen. 

4. Datenimport

Nachdem die Datenstruktur festgelegt ist, widmen wir uns dem Datenimport – ein entscheidender Schritt, um Deine bestehenden Daten reibungslos in das PIM-System zu übertragen. Dabei liegt unser Fokus darauf, dass alle relevanten Informationen korrekt und verlustfrei übernommen werden und die neue Struktur effizient genutzt werden kann. 

Der Prozess des Datenimports gliedert sich in folgende Schritte: 

  • Datenaufbereitung
    Zunächst bereiten wir die Altdaten so auf, dass sie der neuen Datenstruktur entsprechen. Dazu analysieren wir bestehende Datenquellen und bereinigen Dubletten, unvollständige Einträge oder inkonsistente Formate. So stellen wir sicher, dass nur qualitativ hochwertige Daten ins PIM gelangen.

  • Test-Import
    Bevor die endgültigen Daten importiert werden, führen wir einen Test-Import durch. Dies gibt uns die Möglichkeit, die Daten auf Kompatibilität mit der neuen Struktur zu prüfen und mögliche Fehler frühzeitig zu identifizieren.

  • Schrittweiser Import
    Der eigentliche Datenimport erfolgt in mehreren Schritten. So können wir Daten nach und nach ins PIM-System übertragen, prüfen und gegebenenfalls anpassen. Dies minimiert das Risiko von Fehlern und erleichtert die Qualitätssicherung.

  • Nachbereitung und Prüfung
    Nach dem vollständigen Import kontrollieren wir, ob alle Daten korrekt übertragen wurden. Dazu prüfen wir Attribute, Produktfamilien und Modelle auf Vollständigkeit und Konsistenz. 

Durch diesen strukturierten Ansatz gewährleisten wir, dass der Übergang in das neue PIM-System reibungslos verläuft. Deine Daten sind optimal auf die neue Struktur abgestimmt und stehen bereit, um sofort produktiv genutzt zu werden. 

5. Qualitätssicherung

Nach dem Datenimport folgt die Qualitätssicherung – ein essenzieller Schritt, um sicherzustellen, dass Dein PIM-System einwandfrei funktioniert und die Daten den gewünschten Standards entsprechen. Hierbei prüfen wir gründlich die importierten Daten sowie die Funktionsweise des Systems und seiner Schnittstellen. 

Der Ablauf der Qualitätssicherung gliedert sich wie folgt: 

Datenprüfung
Wir überprüfen, ob alle importierten Daten korrekt und vollständig sind. Dabei achten wir auf: 

  • Konsistenz der Attribute und Werte 
  • Vollständigkeit der Produktdaten 
  • Einhaltung der definierten Datenstruktur 
  • Korrektheit bei der Zuordnung zu Produktfamilien und -modellen 

Funktionsprüfung des PIM-Systems
Wir testen, ob das PIM-System wie gewünscht arbeitet. Dazu zählen: 

  • Schnelligkeit und Stabilität des Systems 
  • Benutzerfreundlichkeit und Übersichtlichkeit 
  • Richtigkeit der Datendarstellung 

Schnittstellen-Test
Die Schnittstellen zu anderen Systemen (z. B. ERP, DAM, Shops, CMS) werden intensiv geprüft: 

  • Funktioniert der Import und Export von Daten einwandfrei? 
  • Sind alle Daten korrekt in die angebundenen Systeme überführt? 
  • Gibt es Probleme bei der Synchronisation oder Aktualisierung der Daten? 

Fehlerbehebung und Optimierung
Sollten während der Qualitätssicherung Probleme entdeckt werden, beheben wir diese umgehend. Zusätzlich prüfen wir, ob die definierten Prozesse weiter optimiert werden können, um zukünftige Fehlerquellen zu minimieren. 

Abnahme durch Dich
Am Ende des Qualitätssicherungsprozesses erfolgt eine finale Kontrolle durch Dich und Dein Team. Hier hast Du die Möglichkeit, Feedback zu geben und sicherzustellen, dass alle Deine Anforderungen erfüllt sind. 

Mit dieser gründlichen Qualitätssicherung garantieren wir, dass Dein PIM-System und die darin enthaltenen Daten reibungslos funktionieren. So kannst Du sicher sein, dass Du mit einem zuverlässigen und leistungsfähigen Werkzeug arbeitest. 

6. Inbetriebnahme

Der letzte Schritt des PIM-Audits ist die Inbetriebnahme – der Moment, in dem Dein neues oder optimiertes PIM-System in den produktiven Betrieb übergeht. Hier stellen wir sicher, dass alle vorherigen Schritte erfolgreich umgesetzt wurden und das System bereit ist, Dich und Dein Team im Alltag optimal zu unterstützen. 

Die Inbetriebnahme umfasst folgende Phasen: 

Finale Tests
Bevor das System live geht, führen wir abschließende Tests durch: 

  • Überprüfung der Datenqualität und -vollständigkeit 
  • Test der Schnittstellen im produktiven Umfeld 
  • Simulieren von Workflows, um sicherzustellen, dass alle Prozesse reibungslos laufen 

Go-Live
Sobald die finalen Tests erfolgreich abgeschlossen sind, schalten wir das PIM-System produktiv. Ab diesem Zeitpunkt wird das System aktiv genutzt, und alle Nutzer haben Zugriff auf die optimierten Daten und Funktionen. 

Einarbeitung und Support
Um den Übergang so einfach wie möglich zu gestalten, unterstützen wir Dich und Dein Team in der Einarbeitung: 

  • Schulung der Mitarbeiter für die Nutzung des PIM-Systems 
  • Bereitstellung von Anleitungen und Dokumentationen 
  • Direkte Hilfe bei Fragen oder Problemen während der ersten Tage im Live-Betrieb 

Monitoring der ersten Betriebsphase
In den ersten Wochen nach der Inbetriebnahme überwachen wir den Betrieb des Systems, um mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben. Dabei überprüfen wir: 

  • Die Performance des Systems unter realen Bedingungen 
  • Den Datenaustausch mit anderen Systemen 
  • Die Zufriedenheit der Nutzer mit den neuen Prozessen 

Übergabe an den Regelbetrieb
Sobald das System stabil läuft und alle offenen Fragen geklärt sind, übergeben wir das PIM vollständig in Deinen Regelbetrieb. Du profitierst nun von einer optimierten Datenverwaltung und einer nahtlosen Integration in Deine Arbeitsabläufe. 

Mit der Inbetriebnahme endet das PIM-Audit, und Dein Unternehmen verfügt über ein leistungsfähiges Werkzeug für das Produktdatenmanagement. So kannst Du Dich darauf konzentrieren, Deine Produktdaten effektiv zu nutzen und Dein Geschäft weiter voranzutreiben. 

Fazit

Der Nutzen eines PIM-Audits für Dein Unternehmen

Ein PIM-Audit bietet die Möglichkeit, die Effizienz Deiner Produktdatenmanagement-Lösung zu steigern und versteckte Potenziale zu entdecken. Durch eine strukturierte Analyse der Systemarchitektur, Datenstruktur und Qualitätssicherung lässt sich Dein PIM optimal auf die aktuellen und zukünftigen Anforderungen Deines Unternehmens anpassen. Die gezielte Verbesserung der Datenqualität und die nahtlose Integration in Deine bestehende IT-Landschaft fördern nicht nur die Effizienz, sondern können auch zu Kostenersparnissen und einer besseren Nutzung der Daten in verschiedenen Systemen führen. 

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