PIM Audit - Warum sich eine strukturierte Analyse lohnt

Du hast ein PIM im Einsatz. Die Effizienz Deines Produktdaten Managements hat sich dadurch vermutlich verbessert. Vielleicht sind Deine Kollegen im Unternehmen durchaus zufrieden mit dem im Einsatz befindlichen Tool zum Produkt Information Management. Sehr wahrscheinlich hat sich die Qualität Deiner Produktdaten verbessert, Saisonwechsel funktionieren leichter und auch mit Assets im Unternehmen kommst Du besser zurecht.  

Möglicherweise – und das kommt seltener vor – bist Du auch nicht wirklich völlig zufrieden mit der Installation Eures PIM. An der einen oder anderen Stelle hakt es vielleicht und Du hättest hier gerne Vorschläge zur Verbesserung. Solltest Du Dein PIM schon einige Jahre im Einsatz haben, so gibt es dafür mittlerweile wahrscheinlich auch eine Reihe neuer Funktionalitäten, die Du im Rahmen des Tagesgeschäfts nicht genau analysieren konntest, die Dir aber großen Nutzen bringen würden. All diese Gründe sprechen dafür, einen strukturierten Blick auf die Installation Deines PIM zu werfen. Dies erfolgt in einem Audit Deines PIM – es kann Akeneo sein, Eggheads oder eine andere Lösung – es geht um die Analyse des Satus Quo im Hinblick auf Möglichkeiten zur Verbesserung und Optimierung. Diese Möglichkeiten gibt es nahezu immer. Gerade wenn ein externer Blick auf die Installation einer komplexen Software erfolgt, sind durch die fehlenden Scheuklappen einer gewissen Betriebsblindheit, die sich zwangsläufig im Laufe der Jahre einschleicht und normal ist, Optimierungspotenziale zu heben.  

Das betrifft nicht nur die Technik alleine. Es geht auch darum, wie Du Dein PIM in die organisatorischen Prozesse Deines Unternehmens implementiert hast. Welche Ziele hattest Du ursprünglich mit dem PIM? Wurden alle Ziele erreicht? Kannst Du das PIM vielleicht noch für weitere Aufgaben heranziehen? Schließlich hat sich die technologische und ökomische Umgebung Deines Unternehmens während der vergangenen Jahre auch erheblich verändert: Es gibt mittlerweile eine größere Zahl von Marktplätzen, die mit Produktdaten versorgt werden müssen. Produkttexte können mit Tools wie der textengine oder AX Semantics automatisch auf der Basis von Produktdaten generiert werden und so weiter. 

Audit der organisatorischen PIM Umwelt

Stammdatenpflege ist eine echte Herausforderung für die meisten Unternehmen. Sie ist ungeheuer wichtig, sobald Produkte über automatisierte Systeme vertrieben werden. Sind dabei fehlerhafte Daten im Spiel, dann entstehen Kosten, die jegliche Erträge auffressen. Aus diesem Grund ist es wichtig, die Produktdatenpflege und die Verwendung der Daten um das PIM herum strukturiert zu auditieren, um die Qualität der Daten zu verbessern und Effizienzpotenziale zu identifizieren. Eine Untergliederung in folgende drei Analyse-Bereiche ist sinnvoll: 

1. Geburt der Produkte 
2. Pflege der Produktdaten 
3. Ausleitung der Produktdaten 

Produkte werden mittlerweile normalerweise in IT-Systemen geboren. Es gibt Systeme, in denen die Entwicklung von Produkten stattfindet. Dort haben diese meist eine Projektnummer bzw. eine Projekt-ID und es werden auch schon Daten erfasst. Relevant ist hierbei, dass einmal erfasste Daten nicht weitere Male erfasst werden müssen. Jedoch können hierbei Übertragungsfehler entstehen. Im Audit werden diese Prozesse untersucht und Vorschläge zur Optimierung gemacht. Geboren wird das Produkt meistens in einem ERP, indem es eine Artikelnummer/SKU und eine EAN bekommt.

Die Pflege und QS der Produktdaten beginnt dann erst richtig. Im PIM sollen die Daten in der Regel auch angereichert werden. Wie erfolgt dies? Sind Deine Anreicherungs- und Übersetzungsprozesse optimal? Ist es sinnvoll, bestimmte Werte automatisiert zu erzeugen? Möglicherweise gibt es auch noch weitere Systeme, die aufbereitete Produktdaten zur Verfügung stellen können.

Bei der Ausleitung der Produktdaten sind, wie bereits angemerkt, in den vergangenen Jahren viele Systeme hinzugekommen. Hier wird untersucht, ob diese Zielsysteme – sind es nun Marktplätze, Produktdaten-Aggregatoren oder Standardsysteme wie ETIM oder eClass – optimal angebunden sind.  

Ergebnisse eines PIM Audits einer Akeneo Installation durch EIKONA Media

Grundsätzlich arbeiten Systeme zum Product Information Management alle ähnlich. Allerdings weisen sie hinsichtlich verschiedener Faktoren auch Unterschiede auf. Deshalb erläutern wir hier einen Audit-Ansatz für das Akeneo PIM, wie wir diesen bei EIKONA Media durchführen.

Auditiert werden beim Akeneo PIM alle Bereiche der Software, beginnend bei Benutzer, Gruppen & Rollen. Hier gibt die Zahl der Nutzer und die Nutzungsintensität Aufschluss über die Art der Nutzung des Akeneo PIM. Mitunter stellen wir beim Akeneo PIM Audit auch fest, dass die Einrichtung der Accounts nicht konsistent erfolgte und hierdurch Sicherheitslücken entstehen können. In Akeneo wird mit Ausgabekanälen, Gebietsschemata und Währungen gearbeitet. Hier wird auf Notwendigkeit und Sinnhaftigkeit geprüft. Hinsichtlich Gruppen und Kategorien sind die Optimierungspotenziale normalerweise größer, da hier im Laufe der Zeit das natürliche Wachstum zu einer gewissen Unübersichtlichkeit führt, die sich durch technische Optimierungen reduzieren lässt. Durch den Akeneo PIM Audit ergeben sich bei den Produktfamilien und Varianten häufig Optimierungspotenziale, weil in Varianten-Konstrukten Attribute nicht auf der höchstmöglichen Ebene gesetzt wurden. Die von uns bei den Akeneo PIM Audits entdeckten Optimierungspotenziale sind tatsächlich bei den Attributen am gravierendsten: Häufig werden zu viele gesetzt – mehrere, wo eines reichen würde. Bei neu gesetzten Attributen wird der Typ oft nicht richtig gewählt, was hin und wieder zu Fehlern führt. Ein Beispiel sind hier Textattribute, die an Stelle von Einfachauswahlen – also Boolians – gesetzt wurden. Dann gibt es in Akeneo noch Möglichkeiten, Werte über Regeln zu setzen. Auch hier werden beim Akeneo PIM Audit die Sinnhaftigkeit und Optimierungspotenziale geprüft. Dies gilt auch für Referenzdaten und Entitäten.